Bagi tim HR, employee data management bukan sekadar tugas administratif, melainkan tugas wajib untuk membuat keputusan strategis. Data yang terorganisasi dan tersimpan dengan baik menjadi fundamen bagi pengelolaan tenaga kerja, terlebih jika proses ini dilakukan secara efisien. Namun, tim HR juga perlu memperhatikan kepatuhan terhadap peraturan untuk menghindari ancaman kebocoran data dan tuntutan hukum.
Memahami Employee Data Management
Sebagai orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan karyawan, Anda dan tim mengetahui data yang terkumpul, mulai dari data pribadi, detail peran, kinerja dan pelatihan yang mereka ikuti, hingga informasi medis. Terkadang tim HR pun tenggelam dalam lautan dokumen data dan tidak menyadari manfaat yang diberikan oleh mereka.
Inilah inti dari employee data management, yakni mengumpulkan data karyawan, mengaturnya, menyimpannya, dan memastikan kepatuhan terhadap undang-undang. Biasanya, manajemen data mencakup kombinasi berkas fisik dan elektronik. Saat ini, banyak perusahaan sudah meninggalkan penyimpanan dokumen fisik.
Kini, mereka beralih ke penyimpanan digital karena tak “memakan” tempat dan lebih praktis. Manajemen data digital hampir selalu lebih aman, efisien, berkelanjutan, dan mudah diakses, tetapi memerlukan proteksi kuat agar data tak mudah bocor.
Next: Retensi Karyawan: 5 Faktor & Contoh Programnya
Mengenal 5 Tipe Data Karyawan
Data karyawan tidak hanya sebatas nama dan nomor identitas. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, tipe data yang perlu dikelola oleh tim HR pun menjadi semakin beragam. Berikut ini tipe data karyawan:
1. Data pribadi
Ini adalah tipe data paling dasar yang terkumpul saat proses rekrutmen dan onboarding.
- Contoh: nama lengkap, alamat rumah, tanggal dan tempat lahir, nomor kontak, alamat email, status pernikahan, dan kontak darurat
- Fungsi: data ini untuk keperluan administrasi, komunikasi internal, dan memastikan perusahaan memiliki informasi yang akurat untuk keadaan darurat
2. Data kepegawaian
Data ini mencerminkan status dan riwayat karyawan di dalam perusahaan.
- Contoh: peran atau jabatan saat ini, tanggal mulai bekerja, status kepegawaian (kontrak, tetap, paruh waktu), riwayat promosi, departemen, dan atasan
- Fungsi: membantu tim HR menyusun struktur organisasi, merencanakan suksesi, dan melacak perkembangan karier setiap individu
3. Data kehadiran
Data kehadiran menjadi fondasi untuk menghitung gaji dan tunjangan serta memastikan operasional berjalan lancar.
- Contoh: catatan presensi, durasi dan upah lembur, riwayat cuti tahunan, cuti sakit, dan jam masuk atau pulang
- Fungsi: menghitung gaji, pemantauan kepatuhan terhadap jam kerja, dan analisis produktivitas tim
4. Data payroll
Data payroll sangat sensitif bagi perusahaan, maka Anda dan tim memerlukan tingkat keamanan tinggi untuk menjaganya.
- Contoh: nomor rekening bank, nomor pokok wajib pajak (NPWP), nomor jaminan sosial (BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan), rincian gaji pokok, tunjangan, dan potongan pajak
- Fungsi: data untuk memastikan proses penggajian berjalan akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan
5. Data kinerja
Sering kali, tim HR tidak memiliki database tersistematis mengenai kinerja dan learning and development. Data ini untuk melacak kontribusi dan pertumbuhan karyawan di dalam perusahaan.
- Contoh: hasil evaluasi kinerja, umpan balik dari manajer dan rekan kerja, catatan program pelatihan yang diikuti, sertifikasi profesional, dan rencana pengembangan pribadi
- Fungsi: memungkinkan manajemen mengidentifikasi karyawan terbaik, merancang program pelatihan yang efektif, dan mengambil keputusan yang adil tentang promosi atau kenaikan gaji
Next: Coretax: Definisi, Tujuan, dan Cara Membuat Akunnya
6 Panduan Implementasi Employee Data Management yang Efektif
Implementasi employee data management membutuhkan strategi yang terstruktur. Langkah di bawah ini dapat menjadi referensi bagi Anda yang ingin mengelola data aset berharga perusahaan.
1. Proses pengumpulan dan penempatan data
Tim HR perlu mencatat cara pengumpulan data, baik fisik maupun digital dan berasal dari proses rekrutmen hingga exit interview. Berikan label dan tempatkan data berdasarkan kategori atau tipenya untuk menghindari kesalahan saat mengaksesnya.
2. Tetapkan kebijakan yang jelas
Sebelum memulai, buatlah kebijakan perusahaan yang spesifik mengenai manajemen data karyawan. Kebijakan ini harus mencakup:
- Siapa yang bertanggung jawab atas pengumpulan dan pemeliharaan data, selain penanggung jawab tidak bisa mengakses data
- Miliki prosedur pengumpulan dan terapkan untuk semua orang, misalnya, melalui formulir digital atau sistem onboarding otomatis
- Tentukan protokol keamanan, seperti otorisasi akses, langkah mengakses dan mengamankan data, hingga kebijakan penyimpanan data
- Pastikan kebijakan perusahaan mematuhi regulasi perlindungan data, seperti Undang-undang Perlindungan Data Pribadi guna memproteksi data karyawan dan perusahaan
3. Pilih sistem terpusat
Mengandalkan spreadsheet atau dokumen manual adalah cara lama yang berisiko tinggi. Sebaiknya, perusahaan menggunakan sistem HRIS untuk mengimplementasikan pengelolaan data karyawan karena mereka menawarkan sistem terpusat otomatisasi. Contohnya, PeoplyeeHRIS menawarkan solusi komprehensif dengan fitur:
- Penyimpanan data karyawan terpusat dalam satu platform yang aman dan mudah diakses
- Otomatisasi proses presensi, payroll, dan manajemen cuti
- Fitur analitik untuk mendapatkan wawasan tentang kinerja, turnover, dan tren karyawan
- Keamanan terjamin karena menerapkan enkripsi data dan kontrol akses untuk melindungi informasi sensitif
4. Terapkan konsep ESS
Berdayakan karyawan Anda dengan memberikan akses ke portal swalayan, sehingga mereka dapat memperbarui data pribadi, mengajukan cuti, izin, atau replacement day off, serta mengakses dokumen seperti payslip dan pengumuman kapan saja secara akurat. Konsep ini juga dikenal dengan employee self-service (ESS).
5. Audit secara berkala
Data yang usang sama buruknya dengan data yang tidak akurat. Jadi, Anda dan tim harus mengaudit data secara berkala untuk menghapus data karyawan yang sudah offboarding sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan hukum, memperbaiki duplikasi data atau data yang tidak konsisten, hingga verifikasi semua data yang disimpan masih mematuhi regulasi.
6. Manfaatkan keputusan strategis
Perusahaan tak hanya menyimpan data karyawan saja, tetapi manajemen perlu memanfaatkan data untuk membuat keputusan strategis, seperti:
- Dari analisis data turnover di mana tim HR dapat memahami alasan karyawan mengundurkan diri dan membuat strategi mempertahankan mereka
- Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan berdasarkan data kinerja dan evaluasi untuk menemukan celah keterampilan di dalam tim atau keterampilan yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan
- Merencanakan anggaran manpower planning lebih akurat dengan melihat kebutuhan bisnis serta penggajian dan kompensasi tahun sebelum dan yang akan datang
Employee data management yang efektif adalah investasi jangka panjang bagi perusahaan, karena hal ini berdampak positif pada seluruh aspek bisnis.
Dengan demikian, tim HR meminimalkan risiko kesalahan data yang bisa berakibat fatal pada laporan penting. Jangan biarkan data perusahaan hanya tersimpan. Gunakan sistem yang relevan dengan kebutuhan internal sekaligus mengedepankan keamanan.
