Di tengah penggunaan artificial intelligence (AI) generatif dalam kehidupan sehari-hari, termasuk di pekerjaan, masih ada perusahaan yang menghitung gaji belum otomatis sepenuhnya. Mereka juga belum memberikan slip gaji secara rutin kepada karyawan. Bila karyawan membutuhkannya harus meminta ke tim HR atau keuangan dan prosesnya membutuhkan beberapa hari.
Di sisi lain, tak sedikit perusahaan yang menggunakan sistem yang mengintegrasikan perangkat presensi karyawan dengan penghitungan gaji. Kondisi tersebut bukan sekadar ikut-ikutan, tetapi strategi pengelolaan sumber daya manusia (SDM) yang lebih efisien.
Perubahan Slip Gaji Dulu dan Sekarang
Sebelum kehadiran teknologi di tempat kerja, perusahaan masih menggunakan sistem presensi manual. Mengingat kehadiran karyawan berhubungan dengan penghitungan gaji, maka proses tersebut juga dihitung secara manual atau paling tidak menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel.
Ketika teknologi berkembang dan muncul berbagai aplikasi atau perangkat lunak yang membantu pekerjaan agar bisa diselesaikan dengan tepat waktu, tak sedikit perusahaan yang menggunakan human resources information system (HRIS). Ini adalah untuk mengelola dan mengotomatisasi berbagai fungsi yang berhubungan dengan pengelolaan SDM, seperti presensi, penggajian, tunjangan, dan data karyawan.
Slip gaji merupakan dokumen yang berisi rincian upah–pendapatan dan potongan–pekerja dalam periode tertentu yang dihitung oleh perusahaan. Biasanya, dokumen ini diserahkan setiap bulan sebagai bukti bahwa perusahaan telah menggaji karyawan.
Dengan HRIS, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi proses dan akurasi penggajian berdasarkan data presensi. Jadi, salah satu perubahan paling signifikan adalah transisi dari slip gaji fisik (kertas) menjadi digital atau e-payslip. Slip gaji digital telah menjadi standar baru, karena menawarkan kecepatan, keamanan, dan kemudahan akses dibandingkan metode fisik.
Next: Payroll: Pilar Kesejahteraan Karyawan dan Efisiensi Bisnis
Perbedaan Slip Gaji Fisik vs. Digital
Rincian dalam slip gaji antara lain berisi gaji pokok, jenis potongan, dan total pendapatan bersih.
Dari sisi perusahaan, dokumen ini bertujuan menjalankan transparansi dan kepatuhan hukum mengenai upah karyawan. Dari sisi karyawan, slip gaji bisa menjadi bukti pendapatan guna keperluan pengajuan pinjaman dan kredit.
Payslip akan dibuat dan diberikan oleh tim keuangan kepada karyawan berupa kertas maupun digital. Perbedaannya antara lain:
Slip gaji fisik
- Berisiko hilang atau rusak
- rentan terhadap kebocoran jika diserahkan secara manual
- Membutuhkan biaya cetak, amplop, dan pendistribusian
- Proses audit memakan waktu untuk mencari dokumen fisik
Slip gaji digital
- Aman karena penyimpanan di cloud
- Akses cepat 24/7 melalui perangkat seluler
- Dilindungi enkripsi, kata sandi, dan fitur otentikasi
- Biaya minimal–terutama perangkat lunak–dan distribusi cepat
- Audit dan pelaporan data historis mudah diunduh dan dicari
Next: 7 Langkah Memantau Produktivitas Karyawan
7 Manfaat Dokumen Penggajian yang Perlu Dipertimbangkan oleh Tim HR
Memang, tak sedikit pihak yang hanya melihat HRIS sebagai penambah beban operasional, tetapi manfaat yang diberikan sebanding biaya yang mereka keluarkan. Bahkan manfaat penggunaan HRIS ini sangat signifikan, terutama dalam hal mendistribusikan slip gaji. Berikut ini manfaatnya:
1. Peningkatan keamanan data
Keamanan data ialah manfaat utama dari penggunaan HRIS, termasuk penerbitan slip gaji. Slip gaji kertas rentan hilang, tetapi bila berupa digital, dokumen akan terenkripsi dan terkontrol melalui akses berbasis password. Sistem yang terkelola dengan baik meminimalkan risiko informasi pribadi dan finansial karyawan jatuh ke tangan yang salah.
2. Efisiensi biaya dan waktu
Perusahaan dapat menghemat biaya besar yang berhubungan dengan pencetakan, amplop, dan distribusi manual. Waktu yang dihabiskan tim HR atau keuangan untuk mendistribusikan ratusan slip gaji dapat dialihkan ke tugas strategis lain yang lebih penting. Jadi, slip gaji digital memberikan efisiensi dari segi biaya dan waktu.
3. Aksesibilitas mudah
Karyawan dapat mengakses riwayat slip gaji mereka pada bulan atau tahun sebelumnya secara instan, 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, hanya melalui ponsel. Hal ini sangat memudahkan karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau yang sedang mengajukan keperluan finansial mendesak.
4. Kurangi kesalahan hitung
Sistem HRIS yang terintegrasi telah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sebut saja menghitung hari kerja dan pemotongan–PPh 21 dan jaminan sosial–secara otomatis. Hal ini dapat mengurangi potensi kesalahan penghitungan manual, sehingga meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap tim keuangan.
5. Mempermudah audit
Slip gaji digital yang tersimpan dalam sistem cloud maupun on premise mempermudah perusahaan saat menghadapi audit keuangan atau pajak. Tim Akuntansi dapat menarik data penggajian historis secara cepat, lengkap, dan akurat serta memastikan kepatuhan yang lebih mudah.
6. Ramah lingkungan
Slip gaji digital mengeliminasi penggunaan kertas secara signifikan mendukung inisiatif go-green dan keberlanjutan perusahaan. Ini memberikan citra positif dan menunjukkan komitmen perusahaan terhadap tanggung jawab lingkungan.
7. Relevan
Menggunakan e-payslip tak hanya memanfaatkan teknologi saja, juga tetap relevan terhadap kebutuhan tenaga kerja terkini, seperti Gen Z, yang lahir di tengah perkembangan digital. Dengan demikian perusahaan menunjukkan sisi inovasi dan menarik kandidat muda terbaik di bidangnya.
Transisi menuju slip gaji digital adalah langkah yang tak terhindarkan dalam transformasi administrasi bagi tim HR.
Bagi karyawan, kemudahan akses terhadap dokumen finansial menghilangkan kerepotan mencari arsip kertas lama. Buat perusahaan, ini adalah wujud nyata dari komitmen terhadap efisiensi operasional dan penyediaan pengalaman karyawan yang positif.
Tim Anda pun dapat memberikan slip gaji digital dari Peoplyee HRIS. Klik tautan ini untuk memperoleh jadwal trial tanpa biaya.
