Reimbursement adalah cara yang menjadi salah satu pilihan perusahaan dalam pengelolaan bisnis. Misalnya, tim HR memperbolehkan karyawan menyervis laptop kantor yang rusak dan menanggung biayanya terlebih dahulu, setelah itu, ia dapat mengajukan reimbursement kepada staf keuangan.
Tak hanya dalam kegiatan perusahaan, sistem ini juga dipakai di bidang lain. Meski demikian ini tidak seperti kompensasi, karena reimbursement tidak dikenakan pajak.
Reimbursement Adalah Cara Cepat Dalam Operasional
Tak sedikit perusahaan yang menjalankan reimbursement untuk mempercepat operasi bisnis. Bayangkan bila karyawan akan ke luar kota untuk menghadiri kegiatan kantor cabang dan membutuhkan tiket pesawat sore ini juga, tetapi ia harus menunggu petty cash–dana untuk kebutuhan mendadak–keesokan harinya? Jadi, agar proses pembelian tiket lebih cepat, tim HR akan menyarankan karyawan untuk membelinya dengan uang pribadi.
Beberapa jenis reimbursement yang dibayarkan oleh perusahaan:
- Transportasi: biaya perjalanan lokal atau internasional melalui moda perjalanan apa pun yang sesuai kebijakan perusahaan
- Akomodasi: biaya yang dikeluarkan saat menginap di suatu tempat untuk pertemuan bisnis atau melaksanakan operasi bisnis
- Biaya Makan: ongkos yang dikeluarkan untuk makan selama jam kerja atau perjalanan bisnis
- Pendidikan: biaya kuliah atau kursus keterampilan untuk program pengembangan karyawan
- Kesehatan: pengeluaran karyawan selama ia dan keluarganya berobat di rumah sakit atau klinik
- Biaya lain-lain: biaya yang dikeluarkan oleh karyawan saat bekerja untuk perusahaan selain hal di atas, seperti pulsa dan internet, alat tulis kantor, hingga pembelian dan servis alat elektronik
Jadi, tim HR akan meminta karyawan untuk membayar transaksinya terlebih dahulu, lalu perusahaan akan mengganti biaya tersebut disertai bukti tertulis. Nantinya, staf keuangan akan memberikan uang tunai atau mentransfer biaya penggantian ke rekening karyawan.
Untuk waktu penggantian biaya, perusahaan memiliki kebijakan masing-masing, misalnya reimbursement akan dilakukan pada pertengahan dan akhir bulan.
Next: Inilah 3 Metode Hitung Payroll Karyawan
Reimbursement Kerap Diterapkan Dalam Dunia Usaha
Reimbursement adalah suatu metode yang tak hanya diberlakukan di internal perusahaan saja, tetapi juga eksternal. Maksudnya, perusahaan jasa dapat menerapkan sistem ini kepada pelanggannya, seperti:
Perusahaan asuransi
Ketika pemegang polis asuransi kesehatan membutuhkan perawatan medis yang mendesak, ia tidak mungkin memiliki waktu untuk menghubungi perusahaan asuransi untuk segera menanggung biaya berobat dan/atau perawatannya. Karyawan harus membayar biaya pengobatannya terlebih dahulu, lalu mengajukan reimbursement. Beberapa hari kemudian, perusahaan akan mengganti biaya tersebut. Saat ini, perusahaan asuransi memiliki sistem cashless dan reimbursement.
Pajak
Penggantian juga umum terjadi pada pajak yang dibayarkan kepada pemerintah. Sebagian besar wajib pajak harus membayar pajak penghasilan yang dipotong setiap periode pembayaran melalui pemotongan gaji, tetapi terkadang ada kesalahan memasukkan nominal saat pembuatan kode billing. Jika Anda melaporkan kesalahan itu dan petugas pajak mengeceknya, mereka akan mengembalikan kelebihan bayar tersebut atau memotong pajak penghasilan periode berikutnya.
Legal
Biasanya, jenis penggantian ini terjadi di pengadilan yang menyelesaikan proses perceraian. Penggugat akan mendaftarkan dan membayar untuk penyelesaian perkara. Jika proses perceraian lancar, panitera akan menginformasikan pengembalian dari pendaftaran perkara kepada penggugat.
Perbankan
Pemerintah maupun perusahaan wajib mengembalikan uang masyarakat atau karyawan jika hal itu memang hak mereka. Hal ini berlaku pula di industri perbankan. Bila saldo Anda berkurang akibat kelalaian diri sendiri, pihak bank tak akan menggantinya. Namun, kondisi itu adalah kesalahan bank, maka mereka wajib menginvestigasi dan memastikan nasabah tidak bersalah, sehingga bank harus mengganti uang nasabah.
Penyedia jasa
Industri yang menyediakan jasa kepada industri lain–business to business–kerap menerapkan sistem penggantian biaya, karena reimbursement adalah cara singkat untuk melancarkan bisnis mereka. Terkadang, klien tak langsung membayar penyedia jasa meskipun bisnis mereka telah berjalan, tetapi menunggu beberapa waktu untuk melunasinya.
